Dit is een privacyverklaring van Athletische Vereeniging 1923 (AV’23), gevestigd aan het adres Radioweg 89, 1098NG Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40531663. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

1 GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

 

1.1 Wij verwerken persoonsgegevens van u indien u:

1. zich aanmeldt tot lid van onze vereniging;
2. mutaties in uw persoonsgegevens aanlevert of zelf via mijnAV23 op de website muteert in het ledenadministratiesysteem All United;
3. zich inschrijft voor een door ons georganiseerd evenement;
4. in dienst treedt bij onze vereniging.

 

1.2 Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens:

1. naam-, leeftijds-, geslacht-, familie- en adresgegevens;
2. een pasfoto;
3. financiële gegevens (bank- of gironummer) voor automatische incasso of het doen van uitbetalingen;
4. personeels- en salarisgegevens;
5. communicatiegegevens (e-mailadres en (mobiele) telefoongegevens);
6. lidmaatschapsgegevens van de Atletiekunie;
7. gegevens betreffende de Verklaring omtrent Gedrag (VOG) en de Gedragsverklaring;

 

De vereniging verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

 

1.3 De vereniging verwerkt uw gegevens op de volgende grondslagen:

1. We voeren een overeenkomst met u uit, namelijk uw lidmaatschap van de vereniging of dat van uw kind;
2. We hebben daarvoor uw toestemming;
3. We hebben een gerechtvaardigd belang.

 

1.4 Wij kunnen deze gegevens gebruiken om:

1. het lidmaatschap te effectueren;
2. u voor wedstrijden in te kunnen schrijven;
3. contact met u op te nemen of te onderhouden;
4. nieuwsbrieven, mailings, magazines of folders te versturen;
5. de website te optimaliseren;
6. te waarborgen dat leden in een veilige omgeving atletiek kunnen beoefenen.

 

1.5 De vereniging neemt geen geautomatiseerde besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Bedoeld zijn hier besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

 

1.6 Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. Indien u daar prijs op stelt kunnen wij uw persoonsgegevens na beëindiging van het lidmaatschap anonimiseren, zodat deze gegevens niet meer tot uw persoon herleidbaar zijn (het zogenaamde recht van vergetelheid). U kunt dat ook zelf vastleggen in de ledenmodule van AllUnited.

 

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor onze gegevens:

1. persoonsgegevens van leden: 2 jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd;
2. klachten en (digitale) communicatie: 2 jaar na afhandeling van het bericht.

 

2 INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSING, OVERDRACHT EN BEZWAAR

 

2.1 U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen en te vernietigen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de vereniging. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt ons vragen om de persoonsgegevens die wij van u in een computerbestand hebben, naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

 

2.2 U kunt uw gegevens zelf inzien en bijwerken via inloggen voor leden en dan te kiezen voor Gegevens bijwerken. Hier kunt u uw gewenste privacy-niveau aangeven en welke gegevens u daarvan eventueel niet getoond wilt hebben.

 

2.3 U kunt per mail contact opnemen met het bestuur voor de naleving van de AVG via secretaris@av23.nl voor:

1. meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;
2. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
3. inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;
4. correctie, beperking, het wissen of overdracht van uw gegevens;
5. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door AV’23.

 

3 BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

 

3.1 De vereniging vindt de bescherming van uw online privacy belangrijk en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. We nemen alle redelijke en wettelijk verplichte voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

 

3.2 Alleen medewerkers van de vereniging en organisaties die wij hebben ingeschakeld en gecontracteerd, kunnen bij uw persoonlijke gegevens, en dan alleen bij de gegevens die zij nodig hebben.

 

3.3 Op de website van de vereniging kunnen hyperlinks naar andere websites staan. Hoewel wij deze websites met zorg kiezen, zijn wij er niet verantwoordelijk voor hoe die websites met uw gegevens omgaan.

 

3.4 Als u denkt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat zij worden misbruikt, stuur dan een e-mail naar secretaris@av23.nl.

 

4 DELEN MET ANDERE PARTIJEN

 

4.1 Wij verstrekken uw gegevens enkel aan de volgende derden:

1. de Atletiekunie;
2. bankinstellingen voor automatische incasso of het doen van uitbetalingen;
3. Jeugdsportfonds
4. de beheerder van ons administratiesysteem AllUnited;
5. de beheerder van onze website;

 

4.2 Deze derden gebruiken de gegevens voor:

1. het communiceren van lidmaatschapsgegevens en het muteren van persoons- en communicatiegegevens;
2. het innen van de verschuldigde contributiebedragen of -donaties;
3. het naar u kunnen versturen van nieuwsbrieven en verenigingsmailings ;
4. het op een beveiligde server opslaan en ontsluiten van de leden- vrijwilligers- en donateursgegevens;
5. het publiceren van naamsinformatie in artikelen of bij foto’s op de website of Facebook-pagina’s van AV’23 en op andere sociale media;
6. het aanvragen van contributiebijdrage bij het jeugdsportfonds.

 

4.3 Wij kunnen foto’s van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze accommodatie publiceren op onze website of Facebook-pagina, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent (zie artikel 2).

 

5 COOKIES, OF VERGELIJKBARE TECHNIEKEN

 

5.1 De vereniging gebruikt cookies op de website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Hiervoor heeft de ledenvereniging een aparte cookieverklaring, deze kunt u vinden op onze website.

 

6 WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

 

6.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te blijven raadplegen.

 

Versie: 12 december 2018