Notulen algemene ledenvergadering AV’23, 14 maart 2013

Aanwezigen: Joost Cosman, Theo Danes, Peter Groen, Michiel Hatenboer, Hans Hofstede (voorzitter), Joram Knigge, Gerard Lijnzaad, Herman Mommersteeg, Anneke Nas, Cees de Nood, Sander Stok, Paul Strijp, Jasper ter Stroot, Jaap Sulkers, Frits Wegenwijs, Dennis Weijens (secretaris), Robin Willems

1 Opening en Vaststellen agenda
De voorzitter opent de vergadering en de agenda wordt vastgesteld.

2 Mededelingen en ingekomen stukken
Afmeldingen: Evert Jonkers (penningmeester), Karin van Kesteren, Onno Waalewijn
Frits Wegenwijs: Jubileum commissie is bij elkaar geweest en heeft vooralsnog twee opties om het 90 jarig jubileum te vieren:
1) Feest combineren met de Clubkampioenschappen, oud-leden uitnodigen en receptie na afloop.
2) Combineren met ouder-kind wedstrijd.
Peter Groen: Gevorderd met digitalisering ledenadministratie in combinatie met inschrijving nieuwe leden. Op termijn ook contributie inning. Er wordt gedacht aan een pakket dat goedkeuring heeft van de Atletiek Unie.
Cees de Nood laat weten dat het goed is om de persoonlijke benadering van nieuwe leden niet te vergeten.

3 Vaststellen notulen vorige ALV van 18 oktober 2012
De notulen worden vastgesteld.

4 Jaarverslag 2012
Het jaarverslag wordt goedgekeurd.

5 Financieel verslag 2012
Het vermogen is gegroeid tot € 36.600,-, voornamelijk door meer contributie inkomsten en betere kantine opbrengsten. Met het oog op onder andere een nieuw huurcontract met daarbij hogere kosten zal de buffer nog meer moeten groeien. De contributie-inkomsten zijn verbeterd door verhoging van de inschrijfkosten (+ € 1.900,-) en het vervallen van de snel-betalings-korting (+ € 3.200,-). In de toekomst kunnen de contributie-inkomsten nog verder groeien door deelname aan trainingen frequenter te toetsen en automatische incasso te gebruiken.
De evenementen blijven financieel gezien moeilijk voorspelbaar en ongeveer neutraal ten opzichte van vorige jaren. Robin geeft aan dat tijdens de evenementen wel hogere kantine omzet is gedraaid maar dat je dat niet terugziet in de opbrengsten van het evenement zelf.
De kampen die georganiseerd worden gaan grotendeels buiten de financiën van de club om, terwijl, zoals Jasper ter Stroot aangeeft, AV’23 wel verantwoordelijk is.
De grootste kostenposten voor AV’23 zijn de huisvesting en de trainersvergoedingen.
Met betrekking tot de winst- en verliesrekening merkt Gerard op dat de jeugdafdeling minder kosten heeft gemaakt dan is begroot. Robin Willems geeft aan dat dit komt doordat er geen kosten zijn gemaakt voor de begrote posten scholing en cursussen.

6 Verslag kascommissie
De kascommissie bestaande uit Jasper ter Stroot en Richard Dreijer concludeert dat er in 2012 een mooi resultaat geboekt is en dat de administratie verbeterd is. De vergoedingen voor de trainers blijven echter een aandachtspunt.

7 Decharge bestuur m.b.t. beleid 2012
Het financieel verslag wordt goedgekeurd en het bestuur wordt gedechargeerd.
Hans bedankt Evert Jonkers voor zijn werk als penningmeester. Vooral op het gebied van financiële discipline en transparantie heeft Evert veel betekend voor AV’23. Het bestuur wil daar graag op verder bouwen.

8 (Her)verkiezing bestuur
Voorzitter Hans Hofstede, secretaris Dennis Weijens en bestuursleden Jaap Sulkers (technische commissie) en Michiel Hatenboer (Jeugd en vrijwilligers) worden herkozen. Evert Jonkers is niet herkiesbaar.
Als penningmeesters worden door de ALV benoemd: Jasper ter Stroot (financieel beleid) en Herman Mommersteeg (contributie).

9 Vaststellen Meerjarenbeleidsplan
Cees wil graag dat de verantwoordingslijnen worden vastgelegd en toegevoegd aan de organisatiestructuur. Jaap geeft aan dat dat een taak is van de technische commissie.
Robin is benieuwd naar de visie van het bestuur over hoofdstuk 4: Ledenwerving. Gerard voegt toe dat de jeugd in een luxe positie zat. Hans antwoordt dat er gekeken moet worden naar nieuwe doelgroepen. Michiel geeft aan dat het belangrijk is om de instroom van jeugd vast te houden tegenover de uitstroom van jongeren tussen de 12 en jaar en studenten. Paul Strijp voegt daar aan toe dat er gekeken wordt naar het werven van studenten leden. Daarover worden gesprekken gevoerd met studenten van AV’23 en het Science Park. Het doel is om in augustus, voor het nieuwe studiejaar, een plan te hebben voor kennismakingscursussen voor de technische onderdelen. Frits geeft aan dat er ook kansen liggen bij de allochtone jeugd. Theo Danes vertelt dat hij trainer is bij Sportservice, dat als doel heeft om de stap naar de baan kleiner te maken.
Cees vindt het meerjarenplan erg ambitieus en vraagt zich af of er prioritering in de vier speerpunten zit. Michiel antwoordt dat de volgorde niet willekeurig is en dat met name punt 1: het vrijwilligerswerk belangrijk is om de overige punten op te kunnen pakken. Cees vraagt bij dit speerpunt of de € 50,- verhoging op het lidmaatschap al vast staat. Hans en Michiel geven aan dat de ALV dit uiteindelijk beslist en dat er moet staan dat het bestuur dit voorstelt. In oktober zal er een definitief voorstel gedaan worden.
De meeste punten uit het beleidsplan worden al opgepakt door de technische commissie bestaande uit Jaap Sulkers (bestuur), Sander Stok (baanatletiek), Gerard Lijnzaad (wegatletiek). Jaap geeft aan dat een commissielid vanuit de jeugdafdeling nog gezocht wordt. Robin geeft aan dat Joost Cosman geraadpleegd zal worden voor de technische visie van de jeugd.

10 Rondvraag en sluiting
Sander geeft aan dat de technische commissie te bereiken is via technischecommissie@av23.nl
Cees geeft aan dat gebreken aan de accommodatie digitaal aan hem doorgegeven kunnen worden.
Frits is teleurgesteld in de opkomst op deze ALV en stelt voor dat ALV’s beter kenbaar gemaakt moeten worden.
De voorzitter sluit de vergadering.