Notulen ALV 28 oktober 2009

Aanwezig: Karin van Kesteren (voorzitter), Jaap Sulkers (secretaris), Annemiek van Rooy (penningmeester), Michiel Hatenboer bestuurslid), Dirk Visser (idem/notulist), Kees van den Berg, Frits van Buuren, Joost Cosman (CoA-functionaris), Theo Danes, Rick Driessen (combi-functionaris), Rietje Dijkman, Kees Elsinga, Peter Groen, Bert Kaspers, Joram Knigge (duo-voorzitter jeugdbestuur), Gerard Lijnzaad, Frans Nettekoven, Cees de Nood, Walter Ritmeijer, Sander Stok, Mara van Waveren (duo-voorzitter jeugdbestuur), Onno Waalewijn, Frits Wegenwijs, Dennis Weijens, Paul Wiering en Robin Willems.

Afwezig met kennisgeving: Brenda Baar, de ouders van Lukas Breukers, Elco en Yvonne Ridderbos, Willem van Riemsdijk en Nico Ruiter.

1. Opening
2. Notulen ALV 18 maart 2009
   De tekst wordt ongewijzigd vastgesteld.
   Naar aanleiding van de notulen deelt Karin mee dat BSO Woest Zuid de samenwerking met AV ’23 heeft beëindigd. De aanwezigheid van een hoofdgasleiding vlakbij de kantine heeft daarbij de doorslag gegeven. Met het oog op de verscherpte veiligheidseisen van de overheid is volgens WZ in het bestemmingsplan een maatschappelijke bestemming naast de bestaande sportbestemming niet haalbaar.

   Notulen extra-ALV 3 juni 2009
   De tekst wordt ongewijzigd vastgesteld. N.a.v. de notulen: Gerard Lijnzaad vraagt het punt van een evt. erelidmaatschap voor hem te laten rusten.

3. Mededelingen
   Club van 100. Jaap Sulkers zet uiteen dat de opbrengst zowel ten goede komt aan de top- als aan de breedtesport. Het is de bedoeling dat de Cv100 in het eerste halfjaar van 2010 van start gaat, met een apart gironummer en een eigen plekje op de website.

4. Ingekomen stukken
   Brief van Brenda Baar over de kosten van het trainingsweekend van 27 jeugdtrainers in Stockholm (9 – 11 oktober). De kosten daarvan bedroegen 5.335 euro; bijna 200 euro per persoon. Dit bedrag is voorgeschoten door initiatiefnemer en reisleider Robin Willems. “Die plaats”, schrijft Brenda, “lijkt mij hoge kosten met zich meebrengen. Kan dit verantwoord worden naar de leden door het bestuur en de penningmeester?” Annemiek van Rooy: “Het gaat om niet-geaccordeerde uitgaven.” Robin Willems: Trainingskamp is met Michiel Hatenboer (lid jeugdbestuur) besproken. Michiel: “Maar niet de overschrijding. De kosten zijn veel hoger dan mocht worden aangenomen. Voor 2010 is er op de begroting van het jeugdbestuur 2.000 euro uitgetrokken voor een dergelijk trainingskamp.” Onno Waalewijn vraagt of de vereniging deze kosten moet betalen.

5. Financiën
   AvR: Veel tijd kwijt aan achterstallig werk om afrekening 2008 (erfenis Sjaak Smit”)” redelijk op orde te krijgen plus voorbereiden visitatie Kascommissie 2008 en 2009.
   Voorlopige cijfers 2009. Aan de inkomstenkant valt de opbrengst van de contributie, begroot op 115000 euro, tegen. De begroting was gebaseerd op de te verwachten ledenstijging. Er kwam echter een ledenstop. Half oktober telde de vereniging 10 leden meer dan op 1 januari. Begroot was 50 meer. Dat is circa 8.000 euro minder inkomsten. Onno: elk jaar op dezelfde datum met dezelfde methodiek het ledental vaststellen. En: nooit meer uitgeven dan je hebt.
   Kantine: misschien inkomsten en uitgaven geboekt onder evenementen. Opbrengst evenementen valt tegen: Mastersdag en Middenmeerloop positief, Nescioloop nog een tekort (Science Park betaalt 50 % kosten t-shirts).
   Colours of Athletics/Urban Athletics: project van Atletiekunie. Betreft geoormerkt geld.
   Rest van 2009 streng op uitgaven letten.
   Kantine: Robin Willems: bij omzet van 12.000 euro is positief saldo van 6.000 euro mogelijk. Omzet is maximaal 8 à 9.000 euro, incl. opbrengst bij evenementen. Opbrengst van 6.000 euro is niet realistisch.

   Begroting 2010. Contributie begroot op 112.000 euro. Betere opzet van de training van de jeugdleden. Hoop dat daardoor meer jeugdleden blijven. Bovendien komt er geen contributieverhoging. Hogere omzet kantine stimuleren door bijv. bij evenementen ook buiten te verkopen.
   
   Aan de uitgavenlant valt een andere indeling op, meer naar de doelgroepen gericht, bijv. jeugd. Vaste kosten vertonen lichte stijging, idem materiaalkosten.
   Naar aanleiding van de verliezen op sommige loopevenementen stelt Sander Stok voor te stoppen met verliesgevende evenementen. Dit levert een woedende reactie van Kees Elsinga op. Grootste deel van de leden zijn lopers. Een van de bijkomstigheden bij AV ’23 is de lol van het lopen op de weg. Maar dat lopen is ook investering in topsport. Als dat weg zou vallen, zou AV ’23 een recreatieve vereniging zonder toppers worden. De prestatielopen leveren ook nieuwe leden (o.a. Fa Adda, Theo Stelling) op. Zij bepalen mede het imago van de vereniging. Kees van den Berg stelt voor om beter vooraf de baten en lasten van een evenement te begroten. Daarin kan Sander zich vinden.

   Verder werden er nog vragen gesteld over de veiligheid op de baan (KvK: verantwoordelijkheid van het bestuur), hok van het Stadsdeel (investering AV ’23), hoogte afdracht aan Atletiekunie (aankaarten bij AU), apart opvoeren van trainers voor jeugd en senioren (toelichting volgend jaar), opbrengst contributie per doelgroep (kan solidariteit in de weg staan).

   Michiel Hatenboer geeft toelichting op Jeugdbestuur. Coördinator wordt betaald uit potje CoA = structurele uitgave. Daarvoor werd dit werk door vrijwilligers gedaan., Dat kan niet meer. In 2011 valt CoA weg. Dan is contributieverhoging tbv jeugd wellicht noodzakelijk.

   Bij de stemming over de begroting zijn er drie tegenstemmen, onder wie Onno (die 112.000 te hoog begroot vond) en geen tegenstemmen.

   Robin Willems pleit ervoor nu reeds de contributie te verhogen. Wordt behandeld bij volgende agendapunt.

6. Contributievoorstel.
   AvR: Dit is een ander model, budgetneutraal. Iets minder ingewikkeld. OW: in oude model alle bijdragen eindigend op 5. Daarom: 182 moet 185 worden. (Voorstel 1.) Peter Groen doet voorstel 2, senioren/masters 245 wordt recreanten 235 of licentielid. Cees de Nood: jaarlijks indexering (voorstel 3). Gerard Lijnzaad: Korting bij betaling voor 1 februari ipv 1 januari (voorstel 4). RobinWillems: overschot van 10.000 euro begroten. Dat is contributieverhoging van 5 euro (voorstel 5). Cees van Nood: als in 2011 CoA wegvalt, dan geleidelijk de contributie verhogen. Dit jaar al 5 euro (voorstel 6).
   
   Voorstel 4 wordt aangenomen. Samengevoegde voorstellen 1, 3 en 4 ook aangenomen. Voorstellen 2 en 6 verworpen.

7. Verbouwing
   Michiel Hatenboer doet verslag. Verbouwingscie (Frits Wegenwijs, Cees de Nood en MH) heeft gesprekken gevoerd met Stadsdeel. Dat AV ’23 gebruik zou kunnen maken van hok Stadsdeel, is “onbespreekbaar”. Stadsdeel weigert ook voorfinanciering van verbouwing (van ca 250.000 euro). Bovendien heeft AV ’23 geen extra inkomsten uit buitenschoolse-opvang.
   Dan zijn er drie opties. 1. Geen uitbreiding; alleen aanpassingen. Geen contributieverhoging. 2. Uitbreiding; tevens clubhuis zelf exploiteren. Huidige huurbasis blijft.
   Financiering: 1/3 Stadsdeel, 1/3 lening, 1/3 uit vereniging. Dan zijn nodig: contr.-verhoging, beheerscie en medewerking Stadsdeel. AV ’23 is enige vereniging op Sportpark Voorland die clubhuis huurt. Stadsdeel wil clubhuis aan AV ’23 verkopen. Centrale Stad houdt dit tegen. 3. Uitbreiding op huidige huurbasis. Hier is Stadsdeel op tegen. Wel contributieverhoging. Geen beheerscie. Mooier clubhuis.
   Bestuur wil optie 2 onderzoeken. Maximale contr.-verhoging 20 euro.
   
   Gerard Lijnzaad: ook in huidige huursituatie is beheerscommissie noodzakelijk: 3 personen die zich voor een lange termijn verbinden. Frits Wegenwijs: Stadsdeel verantwoordelijk voor uitvoeren van achterstallig onderhoud. Anders verrekenen met verkoopwaarde. Frits stelt voor optie 3 buiten de begroting om uit te voeren. Beroep doen op Vastgoedfonds. Stadsdeel moet winkels verkopen; opbrengst zou in clubhuis AV ’23 kunnen worden geïnvesteerd.
   Besluit (unaniem): bestuur onderzoekt hoe het clubhuis moet worden beheerd, of als eigenaar of als huurder. Pas daarna uitbreiding c.q. verbouwing aan de orde.

8. Wat verder ter tafel komt
   Frits Wegenwijs vraagt naar het resultaat van de vrijwilligerscampagne. KvK: door tekort aan bellers weinig opgeleverd. Eerste stap: technische cie en wedstrijdcie versterken. Bij de contributiebrief komt een oproep aan de leden. Ook verzoek om emailadres.
   Robin Willems: vrijwilligerscoördinator is prioriteit nr. 1. Gerard Lijnzaad is in 2007 afgetreden; nog steeds geen opvolger.
   Kees Elsinga: in 2010 nieuwe wedstrijdleider voor Nescioloop nodig. Onno: idem dito voor baanwedstrijden.
   Sander Stok: bij vernieuwing van topaag is cie nodig om dit proces te ondersteunen. Robin Willems: Stadsdeelambtenaar Gerard de Koe coördineert.

9. Rondvraag
   Robin Willems wijst op het geslaagde vrijwilligersfeest in het voorjaar. Kees van den Berg stipt een lacune in de Sportgids van Diemen aan. AV ’23 niet vermeld.
   Frits van Buuren vraagt het bestuur bij het Stadsdeel te informeren of het veilig is boven de hoofdgasleiding tetrainen. Rick Driessen wil dat er een folder komt. Deze zou onder studenten op het Science Park kunnen worden verspreid.
   Theo Danes stelt voor de kantine levendiger te maken door kinderen iop planken te laten schilderen. Cees de Nood: verbetering van de akoustiek kost circ 5.000 euro.

10. Sluiting
    Karin van Kesteren sluit haar laatste ALV als voorzitter. Onno: “Je deed het wel goed.”