Uit de bestuurskamer, 24 september 2015
Klussen voor AV’23
Tijdens de laatste Nescio-loop markeerde deze bouwhelm een gat in het pad langs het Amsterdam-Rijnkanaal. Geen overbodige luxe.
Hier had onze huisvestingscommissie niets mee te maken, hoewel het anders lijkt.
Het zal weinigen opgevallen zijn, maar inmiddels is er nogal wat werk verzet door onze vrijwilligers voor onderhoud en beheer van het clubhuis. De akoestiek van de kantine is stukken beter sinds boven het grote raam akoestische panelen hangen. Kijk maar eens omhoog en bewonder die grote rode Heraklith-panelen. Boven het toegangsportaal is een zolderkast gemaakt, de trap is geschuurd en twee maal in de lak gezet, de wanden van de gang en het trappenhuis zijn geschilderd en er wordt op dit moment gewerkt aan een nieuw keukenblok in de bijkeuken. In voorbereiding zijn het vervangen van de oude TL-buizen door LED-verlichting en het installeren van bewegingssensoren in toiletten en fitnessruimten. De cv-leidingen in de fitnessruimten gaan geïsoleerd worden en er komt een slimme thermostaat. Uiteindelijk is ons streven om binnen het jaar het energiegebruik te halveren. En dat gaat zeker lukken. Het is werkelijk verbijsterend te ontdekken hoeveel kennis, talent en ervaring op technisch gebied aanwezig is binnen onze vereniging. Gewoon de juiste man/vrouw vinden voor een bepaalde klus en het loopt als vanzelf.
AV’23-plus
Voor mij is dat echt Terra Incognita, maar waarschijnlijk verschil ik daarin nauwelijks van de meeste leden van AV’23. Naast alle trainingen die we als vereniging bij ons op de baan organiseren, en dat zijn er nogal wat, hebben onze leden ook nog toegang tot trainingen die we samen met de vier andere Amsterdamse atletiekverenigingen organiseren. We doen dat onder de vlag van de Stichting Amsterdam Atletiek (of is het Stichting Atletiek Amsterdam?). Dat zijn allemaal trainingen voor toppers, toppers in de dop of getalenteerde junioren. De SAA organiseert trainingen voor langeafstandlopers, middellange afstandlopers en polsstokhoogspringers. Deelnemers zijn over het algemeen senioren en masters. Daarnaast organiseert de stichting trainingen voor jong talent met als specialismen: meerkamp, verspringen en sprint-horden. Dit is echt voor getalenteerde junioren. Voor de liefhebbers: deze trainingen worden gegeven in het kader van het Regionaal Trainings Centrum Noord-Holland en gesubsidieerd door de provincie. Het RTC moet je zien als een soort filiaal van Papendal, maar dan zonder internaat.
Al deze trainingen zijn toegankelijk voor AV’23-ers, mits je daarvoor voorgedragen wordt door onze Technische Commissie en geaccepteerd wordt door de betreffende trainer. De looptrainingen zijn voor AV’23-leden gratis. Voor de andere trainingen wordt een eigen bijdrage gevraagd, variërend van €60,= tot €140,= per jaar (afhankelijk van leeftijd en specialisme). Geïnteresseerd geraakt? Meld je dan bij een lid van de Technische Commissie, Sander Stok, Ynze Strikwerda of Gerard Lijnzaad. Zij kunnen je vragen beantwoorden en je verder helpen. Mijn kennis is hiermee wel uitgeput.
Verenigingscoördinator
Het lukt echt niet meer. Het is onmogelijk om met vier vrijetijdsbestuurders een vereniging met bijna zevenhonderd leden te runnen zonder enige vorm van professionele ondersteuning. Tot overmaat van ramp heeft Jasper, onze penningmeester, aangekondigd per 1 januari te willen stoppen.
Gelukkig wordt het bestuur omringd door een flinke groep “supervrijwilligers” die ontzettend veel werk verrichten bij de organisatie van wedstrijden, het laten draaien van de kantine, het onderhoud van het clubhuis, het jeugdbestuur, het bijhouden van onze website en nog vele vele andere taken en klussen.
Maar uiteindelijk is het voortbestaan van de vereniging toch afhankelijk van een goed bestuur. En dat is nu niet gegarandeerd. Alleen als het bestuur ontlast wordt van een groot aantal administratieve en coördinerende taken, lukt het om met zo weinig bestuursleden de meest essentiële bestuurstaken te verrichten. Om dit te bereiken willen we voor halve dagen een professionele kracht in dienst nemen.
De belangrijkste taken van deze “verenigingscoördinator” worden: coördinatie van het vrijwilligerswerk, financiële administratie, verenigingssecretariaat en centraal informatiepunt voor alle leden en bezoekers. Deze man/vrouw krijgt als werkruimte de bestuurskamer en is in ieder geval op de club aanwezig als er trainingen worden gegeven en de kantine open is. We zien hem of haar als een centrale figuur binnen de vereniging, die voor alle leden een vraagbaak en hulp bij problemen kan zijn.
Ik ben er van overtuigd dat zo’n verenigingscoördinator uiteindelijk leidt tot meer kwaliteit en daarmee ook tot ledengroei. Ik zal proberen uit te leggen waarom ik dat denk:
Het bestuur komt nu niet of nauwelijks toe aan het structureel onderhouden van contacten met de leden of aspirantleden. Met een verenigingscoördinator verandert dat. Hij/zij is op de club aanwezig tijdens alle trainingen. Dat is handig voor iedereen die iets wil weten over hoe je lid kunt worden, wat dat kost en wanneer er getraind wordt. Hij/zij assisteert de penningmeester, waardoor het mogelijk wordt ook een kortlopend maar toch volwaardig lidmaatschap aan te bieden. Handig voor leden met blessureleed, kinderen met wispelturigheid, deelnemers aan de Nescioclinic en de dames van onze Flevoparkloopgroep. Hij/zij levert het bestuur secretariële ondersteuning: Dit beperkt zich niet tot het notuleren van de ALV, maar ik hoop ook dat hij/zij nog tijd heeft om het nu vrij belabberde contact met onze leden te verbeteren via een digitale nieuwsbrief, een prikbord, Facebook en andere nieuwe media waar ik nauwelijks weet van heb.
Tenslotte: zijn/haar belangrijkste taak wordt de coördinatie van het vrijwilligerswerk. Ik verwacht een toenemende betrokkenheid van de leden door een soepeler inzet als vrijwilliger en meer persoonlijk maatwerk. Het aanmelden als vrijwilliger wordt verder verfijnd. De registratie wordt professioneler, zowel van de aanmeldingen als van het verricht werk. Dankzij de coördinator zal er meer aandacht besteed kunnen worden aan de “beloning/waardering” van de vrijwilligers. Simpele dingen als een bedankje na afloop, meer aandacht voor het werk van de vrijwilligers op onze website en breed opgezette jaarlijkse verkiezingen van de tien vrijwilligers van het jaar.
Algemene ledenvergadering op dinsdag 27 oktober
Veruit het belangrijkste punt van de komende ledenvergadering wordt de vraag of we in 2016 een verenigingscoördinator in dienst zullen nemen. Wij (het bestuur) zien hierin een kans om het bestuur en beheer van de vereniging fors te verbeteren. Maar daartegenover staat een flinke contributieverhoging. Waarschijnlijk met gemiddeld €30,=, ingaande verenigingsjaar 2017. Alle reden dus om naar de ALV te komen en je stem te laten horen. Verder staan op de agenda de financiële tussenrapportage voor 2015, de besteding van de spaargelden en de begroting voor 2016.
Vorige ledenvergaderingen waren al aangekleed met lekkere hapjes van onze cateraar Hof&Burg en drankjes van het huis. Maar die kwamen pas na afloop op tafel. Deze keer wil ik voorstellen om de volgorde om te draaien en te beginnen met koffie en taart. Het bier en de balletjes bewaren we nog even voor na afloop van de vergadering. Tenminste wat mij betreft. Ik kan me anders wat minder goed concentreren.