Uit de bestuurskamer, 6 maart 2011

Vorige week maandagavond hadden we onze laatste bestuursvergadering. Deze keer met twee kandidaat-bestuursleden in ons midden: Evert Jonkers als beoogd opvolger van de vorige penningmeester (Annemiek van Rooy) en Walter Ritmeijer als mogelijke opvolger van Dirk Visser.

Voordat we begonnen met de agenda hebben we nog wat nagepraat over de zo succesvol verlopen Diemerboscross op 12 februari. Lekker veel modder, goede erwtensoep en een opgewekte sfeer. De organisatie van de cross was opvallend goed. Ook in financieel opzicht ziet het er naar uit dat dit nieuwe evenement een succes wordt. Een evenement dat in aanmerking komt voor jaarlijkse herhaling.

Dan nog even over onze bestuurskandidaten:
Evert Jonkers is een oude bekende van de vereniging. In het verleden heeft hij zich ook al intensief bezig gehouden met de financiën van de vereniging. Jarenlang assisteerde hij de opeenvolgende penningmeesters bij de financiële administratie van de vereniging. Hij kent dus als geen ander de voetangels en klemmen van het penningmeesterschap. Walter Ritmeijer verzorgt al enige jaren de aanmelding en opvang van nieuwe jeugdleden. Hij vormt daarbij een onmisbare vraagbaak voor zowel ouders als kinderen. Voordat hij overstapt naar het bestuur, zal eerst iemand gevonden moeten worden, die de opvang van nieuwe jeugdleden van hem wil overnemen.
Voordat beide mannen officieel in functie kunnen treden, moet hun benoeming bevestigd worden door de Algemene Ledenvergadering. Het plan is om die vergadering begin april te houden. Een definitieve datum kan ik nu nog niet geven. De kascommissie (Wim Hafkamp en Jasper ter Stroot) moet eerst in de gelegenheid zijn geweest om de jaarstukken van 2010 te bekijken en goed te keuren. Op de komende ALV brengt de commissie verslag uit en wordt de vorige penningmeester gedechargeerd.

Vervolgens ging vrijwel dehele vergadering over niets anders dan de financiële organisatie van de vereniging. Op dat vlak valt nog heel wat werk te doen.
We zijn begonnen met de kantine. Karin van Kesteren is benoemd tot penningmeester van de kantinecommissie. Zij heeft op zich genomen om de inkomsten en uitgaven van de kantine bij te houden en daarover verantwoording af te leggen aan de penningmeester van de vereniging. Vandaar die kassa. De kantinecommissie heeft al een eigen betaalrekening en gaat een eigen begroting opstellen.
Ook het Jeugdbestuur wordt gevraagd om nog meer financiële discipline. Een realistische begroting is er al. Een eigen betaalrekening komt eraan.
Over een half jaar gaan we kijken hoe het gaat. De bedoeling is dat we daarna ook dergelijke financiële constructies maken voor de Bouw- en beheercommissie en de Materiaalcommissie. Ook de financiën van de Club van 100 behoren op een ordentelijke en heldere manier onder de verantwoordelijkheid van het Verenigingsbestuur te komen. Blijft over: de financiële afwikkeling van de grote loopevenementen, zoals de Nescioloop, de Meermarathon en de Middenmeerloop. Hier kan volstaan worden met vooraf de begroting laten goedkeuren door de penningmeester en achteraf de eindafrekening overleggen aan de penningmeester. Nog onduidelijk is hoe de betaling van de voorbereidingskosten wordt geregeld. Ook zijn we er nog niet uit hoe we de betaling van de trainers regelen. Overwogen wordt om één van de leden van het verenigingsbestuur speciaal verantwoordelijk te maken voor alle zaken betreffende onze trainers (met uitzondering van de jeugdtrainers: die blijven onder het Jeugdbestuur vallen).
Ook is verslag uitgebracht over de eerste bijeenkomst van de vernieuwde Bouw- en Beheercommissie op 22 februari. Belangrijkste onderwerp was het voorstel van Els van Noorduyn en haar senioratleten om het krachthonk op de begane grond van ons clubhuis aanzienlijk uit te breiden. Dit is echter alleen mogelijk als er en goede oplossing wordt gevonden voor de opslag van het wedstrijdmateriaal. Het plaatsen van zeecontainers achter de tribune of het gebruik van de “garage” voor dit doel zijn de opties. Hiervoor is de medewerking van het stadsdeel noodzakelijk. Ook over de financiering van deze verbouwing is nog veel onduidelijk.
Door de materiaalcommissie wordt een voorstel voorbereid om de opslag van trainings- en wedstrijdmaterialen te verbeteren. Als de uitbreiding van het krachthonk door gaat, moet opnieuw nagedacht worden over het zo efficiënt mogelijk opbergen van deze materialen. Een splitsing in trainingsmateriaal en wedstrijdmateriaal ligt hierbij voor de hand. Inmiddels is duidelijk dat het stadsdeel niet van plan is te investeren in het gebouw. Wel is het stadsdeel bereid toestemming te geven voor verbouwingen, indien wij die zelf willen uitvoeren.
Natuurlijk is in de bouwcommissie ook weer gesproken over de erbarmelijke akoestiek van de kantine. Een bescheiden poging tot verbetering zou kunnen worden bereikt door gordijnen op te hangen voor een deel van de enorme glaswand. Dus als iemand grote dikke gordijnen over heeft, laat hij of zij zich melden bij iemand van de bouwcommissie of kantinecommissie.
Van het stadsdeel hebben we het bericht ontvangen dat zij zullen zorgen voor de plaatsing van een paar spiksplinternieuwe picknicktafels bij ons clubhuis tegelijk met de oplevering van de gerenoveerde baan (nog steeds verwacht in de maand mei).

Tenslotte hebben we maandag geconstateerd, dat nieuwe leden, die zich vanaf december als lid hebben aangemeld, nog geen contributienota voor 2011 hebben ontvangen. De komende maand zullen deze nieuwe leden alsnog een nota ontvangen.

De volgende bestuursvergadering is gepland op donderdag 31 maart.